Proces Machtiging tot substitutie opzetten?

In veel gemeenten wordt het Zaak Gericht Werken (ZGW) ingevoerd. Vaak wordt daarbij niet nagedacht over archiefvorming en de wijze waarop papieren documenten omgezet kunnen worden naar digitale archiefobjecten. Hierdoor worden projecten (extra) duur omdat dan achteraf allerlei processen en inrichtingen aangepast dienen te worden om uiteindelijk, conform (archief)wet en regelgeving de gedigitaliseerde archiefobjecten op een juiste manier te beheren, toegankelijk te maken en te preserveren. Gemeente Hengelo heeft per ingang van 01 oktober 2012 ZGW ingevoerd en de machtiging voor substitutie voor alle processen gerealiseerd samen met Xperts-4U

Conform de Archiefwet 1995 en het archiefbesluit 1995  moet eerst een machtiging worden verleend (voor gemeenten door Gedeputeerde Staten en voor rijksoverheidsorganisaties en verschillende type uitvoeringsorganisaties door het Nationaal Archief) om papieren archiefbescheiden te vervangen door een digitale.   Er zijn nog niet erg veel organisaties die tot nu toe de machtiging hebben verkregen. Dit geeft aan dat het geen eenvoudige procedure is. Xperts-4U  helpt u met de aanvraag van deze machtiging en neemt daarbij alle (ingewikkelde) procedures, richtlijnen en audits in acht, waarbij wij ervoor zorgen dat de nieuwe processen daadwerkelijk geïmplementeerd en geborgd zijn in uw organisatie.  Het resultaat is de machtiging tot substitutie waardoor u uw papieren archief kunt vernietigen. Neem contact op met Kees Groeneveld (M. 06-46593567 / Email: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. )

Daarnaast kunnen wij uw organisatie helpen door een heldere visie te ontwikkelen over de huidige en toekomstige functie van DIV. Hiervoor hebben wij een aanpak ontwikkeld vanuit de praktijk waardoor wij uw DIV afdeling een enorme sprong voorwaarts kunnen laten maken.